Організація архіву документів

Хтось знає, як правильно організувати архів документів в компанії? У нас накопилося дуже багато паперу, і важко щось знайти. Це займає час при пошуку необхідної інформації для клієнтів. Яких принципів дотримуватися?

Архівування варто робити за тематичним принципом з чіткою системою індексації. Я б рекомендував спочатку провести аудит існуючих документів, видалити застарілі матеріали, які вже не потрібні за законодавством, а потім розробити єдину схему класифікації. Не забувайте про резервні копії важливих файлів. Це заощадить час та зменшить ризик втрати даних.

Я впровадив у своєму відділі цифровізацію документообігу і це дійсно допомогло. Спочатку здавалося складно, але коли визначилися з форматом та способом зберігання, усе стало набагато практичнішим. На сайті https://ordk.com.ua/ я знайшов корисні рекомендації щодо організації інформаційних ресурсів, які допомогли нам оптимізувати процес. Тепер пошук документа займає хвилину замість години.